Sıkça Sorulan Sorular

Akıllı Arşiv, kurumların belge ve medya varlıklarını tek bir platformda yönetebilmesi için Agile Apps Technology tarafından geliştirilen kurumsal yazılım ailesidir. İki ürünü vardır: Belge Arşiv (fiziksel evrakları tarayıp dijital arşive dönüştüren kurumsal e-arşiv sistemi) ve Medya Arşiv (video, ses, görsel ve dijital dosya — PDF, Office vb. — arşivleme sistemi). Her iki ürün de aynı modern altyapı üzerine kurulu, Türkçe odaklı ve KVKK uyumludur.

Belge Arşiv, yalnızca taranmış fiziksel evraklar için tasarlanmıştır — Türkçe OCR ile içerik araması, hiyerarşik klasör yapısı, QR kod ayrıştırma ve iki aşamalı onay süreci sunar. Medya Arşiv ise video, ses ve görsel dosyaların yanı sıra PDF ve Office dosyaları dahil dijital varlıkları yönetir — konuşma-metin transkripsiyon, uyarlanır video akışı ve metin içerikli dosyalarda optik karakter tanıma gibi özelliklere sahiptir. İki ürün ayrı ayrı veya birlikte kullanılabilir.

Belge veya medya varlığını düzenli yönetmek isteyen her ölçekteki kurum için uygundur. Belediyeler, üniversiteler, sağlık kuruluşları, yayıncılık şirketleri, hukuk büroları, finans kurumları ve KOBİ'ler tarafından kullanılmaktadır. Çok kurumlu (multi-tenant) yapı sayesinde holding ve bağlı şirket modelleri de tek sistem üzerinde ayrı ayrı yönetilebilir.

Evet. Arayüz tamamen Türkçe olup, OCR motoru Türkçe karakter setine özel olarak optimize edilmiştir. Arama özelliği Türkçe morfolojiyi anlar — yani "fatura" araması "faturalar", "faturayı" gibi çekimli halleri de bulur. Konuşma-metin çevirisi 90'dan fazla dili destekler; Türkçe için en yüksek doğrulukta çalışır.

Belge Arşiv yalnızca taranmış evrak formatlarını kabul eder: JPG, PNG, TIFF ve tarama çıktısı çoklu sayfa PDF'leri. Her yüklenen sayfa otomatik olarak Türkçe OCR'dan geçirilir; metin içerikli aranabilir hale getirilir. PDF, Word, Excel, PowerPoint gibi dijital dosyalar için Medya Arşiv kullanılır.

Tek dosya yükleme, toplu klasör yükleme veya QR kod ile otomatik ayrıştırma seçenekleri vardır. QR ayrıştırma sayesinde tek bir taramada birden fazla belge sistem tarafından otomatik olarak ayrılır ve doğru klasöre yerleştirilir. Yüklenen dosyalar iki aşamalı onay sürecinden geçirilebilir — taslak ve onay aşamaları ayrılır.

Sistem hiyerarşik bir yapı kullanır: Stak → Klasör → Belge → Sayfa. Bu yapı klasik dosya/klasör mantığını daha esnek ve denetlenebilir hale getirir. Klasör derinliği sınırsızdır; kurumunuzun mevcut arşiv yapısını birebir taşıyabilirsiniz.

Yüklenen videoların ses kanalı analiz edilir ve konuşmalar otomatik olarak metne çevrilir. Çıkan transkript metni arşivde aranabilir hale gelir — geçen bir kelime veya ifadeyi içeren videoları kelime araması ile bulabilirsiniz. 90'dan fazla dil desteklenir, Türkçe için yüksek doğruluk hedeflenmiştir.

Video (MP4, MOV, AVI, MKV, WMV), ses (MP3, WAV, M4A), görsel (JPG, PNG, GIF) ve dijital doküman (PDF, Word, Excel, PowerPoint) formatları desteklenir. Video dosyaları eş zamansız küçültme ile birden fazla çözünürlükte saklanır; uyarlanır akış sayesinde kullanıcının internet bağlantısına göre en uygun kalite oynatılır. PDF ve Office dosyalarında optik karakter tanıma ile içerik araması yapılabilir.

Evet. Belirli süreli, parola korumalı veya sınırsız paylaşım linkleri oluşturulabilir. Paylaşılan içeriklerin kim tarafından ne zaman izlendiği denetim kayıtlarında görüntülenir. Kurum dışı paylaşım yetkisi kullanıcı rolüne göre kısıtlanabilir.

Evet. Akıllı Arşiv, KVKK gereksinimleri göz önünde bulundurularak tasarlanmıştır. Kullanıcı bazlı yetki yönetimi, ayrıntılı denetim kayıtları (audit log), veri minimizasyonu ilkesi ve saklama süresi tanımlamaları için araçlar sunar. Detaylı bilgi için KVKK Aydınlatma Metnimize bakabilirsiniz.

Veriler kurumunuzun tercihine göre kendi sunucularınızda (on-premise) veya bulutta saklanabilir. On-premise kurulumlarda veriler tamamen kurumunuzun fiziksel kontrolünde kalır — hassas veri içeren kamu ve özel sektör kurumları için uygundur.

Rol bazlı erişim kontrolü (RBAC) ile her kullanıcıya farklı yetkiler tanımlanır — okuma, yazma, onaylama, silme gibi. Klasör seviyesinde detaylı izin yönetimi yapılabilir. Üst üste başarısız giriş denemesinde hesap otomatik olarak kilitlenir, böylece kaba kuvvet saldırılarına karşı korunur.

Standart kurulum Docker tabanlı dağıtım sayesinde dakikalar içinde tamamlanır. Kurumsal özelleştirmeler — kullanıcı hesaplarının açılması, dizin yapısının kurulması, mevcut belgelerin aktarımı — kurumunuzun büyüklüğüne göre genellikle 1-3 iş günü sürer.

Evet. Active Directory / LDAP entegrasyonu ile mevcut kurumsal hesaplarınızla giriş yapılabilir — kullanıcılar yeni şifre öğrenmek zorunda kalmaz. API'ler aracılığıyla ERP, CRM ve diğer iş yazılımlarınızla veri akışı kurulabilir. Özel entegrasyon ihtiyaçlarınızı demo görüşmesinde değerlendirebiliriz.

Kurulum sonrası sistem yönetici ve son kullanıcı eğitimleri verilir — yerinde veya uzaktan. Teknik destek e-posta ve telefon üzerinden sağlanır; acil durumlar için öncelikli destek paketleri mevcuttur. Sonradan katılan yeni kullanıcılar için kayıtlı eğitim videoları ve kullanım kılavuzları sağlanır.

Lisans modeli; kullanıcı sayısı, depolama hacmi, seçilen modüller (sadece Belge Arşiv, sadece Medya Arşiv veya ikisi birden) ve kurulum tipine (on-premise / bulut) göre belirlenir. Her kurumun ihtiyacı farklı olduğundan, fiyatlandırma demo görüşmesi sonrası kurumunuza özel teklif olarak sunulur.

Evet. İletişim formundan demo talebi oluşturabilirsiniz — uzman ekibimiz 30 dakikalık özel bir demoda ürünü kurumunuza özgü senaryolarla gösterir. Detayları görüşme sonrasında birlikte planlarız.